The application: I in the third person
Applications (istanze) and self-certifications (autocertificazioni) open with Il sottoscritto or La sottoscritta, the undersigned. Then come your name, place and date of birth, and address. The verb is in the third person and is often written in capitals so the actual request stands out: CHIEDE, DICHIARA, COMUNICA.
Opening of an application
Two typical openings
Il sottoscritto Marco Bianchi, nato a Torino il 3 maggio 1985 e residente a Bologna, via Mazzini 12, chiede il rimborso della tassa di iscrizione versata per l'anno 2026.
I, the undersigned Marco Bianchi, born in Turin on 3 May 1985 and resident at Via Mazzini 12, Bologna, request a refund of the enrolment fee paid for 2026.
La sottoscritta Giulia Rossi, consapevole delle sanzioni penali previste in caso di dichiarazioni mendaci, dichiara di essere residente nel Comune di Parma.
I, the undersigned Giulia Rossi, aware of the criminal penalties for false statements, declare that I am resident in the municipality of Parma.
English forms let you switch to I after "I, the undersigned". Italian applications stay in the third person throughout, right down to the closing line: Il sottoscritto allega copia del documento di identità.
Formulas you use yourself
A handful of phrases carry most of the official tone. With fatto salvo the participle agrees with the noun that follows, because it is a shortened participle clause.
Formula and meaning
| Formula | Meaning | Example |
|---|---|---|
| ai sensi di | pursuant to, under | ai sensi dell'art. 5 del regolamento |
| di cui a | referred to in | le spese di cui al punto 3 |
| fatto salvo, fatta salva, fatti salvi, fatte salve | without prejudice to, subject to | fatti salvi i diritti di terzi |
| entro e non oltre | no later than | entro e non oltre il 15 novembre |
| a pena di | on pain of, failing which … | a pena di esclusione |
| salvo + noun | unless, except for | salvo diverso accordo tra le parti |
In full sentences
Fatta salva la facoltà di recesso, il contratto ha durata di quattro anni.
Without prejudice to the right of withdrawal, the contract runs for four years.
Le spese di cui al punto 3 sono a carico del conduttore.
The costs referred to in point 3 are borne by the tenant.
La domanda va presentata entro e non oltre il 15 novembre, a pena di esclusione.
Applications must be submitted no later than 15 November, failing which they will be excluded.
Phrasing conditions officially
Instead of se, contracts and official notices use qualora and ove, both with the congiuntivo. Add nominalisations and impersonal constructions that address nobody directly.
The same rule in two registers
Everyday
Se non paghi entro il 30 giugno, perdi lo sconto.
If you don't pay by 30 June, you lose the discount.
Se serve, ti mando altri documenti.
If need be, I'll send you more documents.
Official
Qualora il pagamento non sia effettuato entro e non oltre il 30 giugno, si decade dal diritto alla riduzione.
Should payment not be made by 30 June at the latest, entitlement to the reduction lapses.
Ove l'ufficio lo ritenga necessario, il sottoscritto si impegna a fornire ulteriore documentazione.
Where the office deems it necessary, the undersigned undertakes to provide further documentation.
