Der erste Satz nennt den Zweck
Eine formelle Mail beginnt nicht mit Small Talk und nicht mit dem Hintergrund, sondern mit dem Zweck. Die Leserin soll nach einem Satz wissen, warum die Nachricht in ihrem Postfach liegt. Dafür gibt es feste Einstiegsformeln, die je nach Anlass ein anderes Verb bekommen.
Einstieg nach Anlass
I am writing to enquire about the availability of your meeting rooms.
Ich schreibe Ihnen, um mich nach der Verfügbarkeit Ihrer Besprechungsräume zu erkundigen.
Du willst Informationen, die du noch nicht hast.
I am writing to apply for the position advertised on your website.
Ich schreibe Ihnen, um mich auf die auf Ihrer Website ausgeschriebene Stelle zu bewerben.
Bewerbung auf eine Stelle.
I am writing to express my concern about the delay in delivery.
Ich schreibe Ihnen, um meine Sorge über die Lieferverzögerung auszudrücken.
Beschwerde, sachlich statt vorwurfsvoll.
I am writing with reference to our telephone conversation on Monday.
Ich schreibe Ihnen mit Bezug auf unser Telefongespräch am Montag.
Bezug auf einen früheren Kontakt.
Anrede und Grußformel gehören zusammen
Im britischen Englisch ist die Grußformel keine freie Wahl, sondern folgt aus der Anrede: Mit Namen in der Anrede schreibst du Yours sincerely, ohne Namen Yours faithfully. Das amerikanische Englisch kennt diese Trennung kaum – dort steht in beiden Fällen Sincerely.
Anrede und passende Grußformel
| Situation | Anrede | Grußformel |
|---|---|---|
| Name bekannt | Dear Ms Fischer, | Yours sincerely, |
| Name unbekannt | Dear Sir or Madam, | Yours faithfully, |
| Schon im Austausch, Vorname | Dear Anna, | Kind regards, |
Der Aufbau einer formellen Mail
Formelle Korrespondenz folgt einer festen Reihenfolge. Wer sie einhält, wirkt geübt, auch wenn die einzelnen Sätze schlicht sind. Wer den Zweck erst im dritten Absatz nennt, wirkt umständlich, auch wenn jede Formel sitzt.
Schritt für Schritt
- 1
Betreff
Ein Nominalausdruck, keine ganze Frage.
- 2
Anrede
Dear plus Name oder Dear Sir or Madam, danach ein Komma.
- 3
Zweck
Ein Satz mit I am writing to – warum du schreibst, sonst nichts.
- 4
Einzelheiten
Ein bis zwei Absätze mit Hintergrund, Zahlen und Fragen, ein Gedanke pro Absatz.
- 5
Bitte
Was genau du erwartest, höflich verpackt.
- 6
Abschluss
Angebot und Schlusssatz, dann die zur Anrede passende Grußformel.
Eine Mail in Bausteinen
Subject: Enquiry about meeting room availability in June
Betreff: Anfrage zur Verfügbarkeit von Besprechungsräumen im Juni
Betreff als Nominalausdruck.
Dear Sir or Madam, I am writing to enquire whether any rooms are available in the week of 14 June.
Sehr geehrte Damen und Herren, ich schreibe Ihnen, um zu erfragen, ob in der Woche des 14. Juni Räume verfügbar sind.
Anrede und Zweck im ersten Satz.
I would be grateful if you could send me your current rates.
Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie mir Ihre aktuellen Preise schicken könnten.
Die eigentliche Bitte, klar benannt.
Please do not hesitate to contact me if you have any questions. I look forward to hearing from you.
Zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren, falls Sie Fragen haben. Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.
Angebot und Schlusssatz.
Yours faithfully, Anna Weber
Mit freundlichen Grüßen, Anna Weber
Anrede ohne Namen, deshalb faithfully.
